Die meisten Betriebe kennen das: Auf dem Schreibtisch in der Verwaltung stapeln sich Rechnungen und Lieferscheine, die gescannt, geprüft und abgelegt werden müssen. Dieser oft von Hand erledigte Prozess nimmt viel kostbare Zeit in Anspruch, die anders sinnvoll genutzt werden könnte.

Viele Chefs werden mit dieser Problematik konfrontiert. Nicht nur die vergeudete Arbeitszeit, sondern auch die Fehleranfälligkeit der manuellen Arbeitsweise sind ein wesentlicher Punkt.

Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand. Dokumente scannen – womöglich im Stapel und aus verschiedenen Quellen -, ein automatischer Import und Zuordnung der Dokumente an Kunden und Lieferanten, so dass diese Dokumente an allen relevanten Stellen abrufbar sind? Druckwiederholung? Kostenersparnisse bei Material und Zeit? Das klingt nicht nur traumhaft, das ist auch noch einfach umgesetzt.

Ein ERP wie winweb-food bietet ein solches Programm im Standard an. Das Dokumentenmanagement umfasst die Buchhaltung betreffend unter anderem die Bereiche Einkauf und Verkauf. Hier können Dokumente aus verschiedenen Quellen erfasst bzw. im Programm erzeugte Dokumente verwaltet werden. Sowohl auf unterschiedliche Art erzeugte Scans als auch der Eingang der Rechnungen per E-Mail können hierbei im Stapel verarbeitet werden.
Der Import erfolgt automatisch, inkl. der Zuordnung der Dokumente in unterschiedliche vordefinierte Dokumentenarten. Die Texterkennung macht eine Überprüfung und Buchung der Inhalte möglich. Die Druckwiederholung kann in allen relevanten Programmteilen ausgelöst werden.

Es ist sogar möglich, Genehmigungsprozesse vorzugeben und Freigaben stufenweise durch ausgewählte Personen erteilen zu lassen. So können z.B. Rechnungen bis zu einem Betrag x von der Buchhaltung überwiesen werden, höhere Beträge könnten die Freigabe von der Abteilungsleitung oder sogar der Geschäftsführung bedürfen.

Und nebenbei ist es auch noch eine sichere Sache: die Daten sind nur von berechtigten Personenkreisen einsehbar und werden im DMS auf dem eigenen Server gespeichert.

So einfach und schnell kann Verwaltung und Buchhaltung sein. Aber nicht nur das, auch in der Qualitätssicherung ist das DMS vielseitig einsetzbar. Dazu in Kürze mehr.